Isu tentang pentingnya tata kelola teknologi informasi (TI) muncul paling tidak disebabkan karena dua hal:
kesadaran untuk patuh (comply) pada praktek-praktek pengelolaan yang baik Kenyataan bahwa banyak sarana, fasilitas, dan proyek TI yang tidak terkendali dan berpengaruh negatif terhadap kinerja organisasi.
Esensi dari tatakelola TI adalah bahwa pengaturan-pengaturan tentang TI tidak bisa dilaksanakan secara blackbox dan diserahkan sepenuhnya kepada para profesional TI. Kompleksitas dan keterkaitan TI dengan bidang-bidang lain mengharuskan pengelolaan TI dilaksanakan secara terpadu, tidak terpisahkan dengan sumber daya organisasi lainnya.
Menurut Weill dan Ross (2004), perhatian dalam tata kelola teknologi informasi diletakkan pada pengaturan-pengaturan yang terkait dengan pengambilan keputusan. Pengaturan dijalankan untuk mendorong tercapainya perilaku pemakaian teknologi informasi yang mendukung tercapainya tujuan organisasi. Berdasarkan pemetaan “WHO” dan “WHAT”, maka dapat ditarik sebuah model weill dan Ross secara lengkap.
Tatakelola teknologi informasi yang efektif harus dapat menjawab tiga pertanyaan mendasar:
1. Keputusan-keputusan apa yang harus diambil untuk menjamin pengelolaan dan pemanfaatan teknologi informasi secara efektif
2. Siapa yang harus mengambil keputusan-keputusan tersebut
3. Bagaimana mekanisme pengambilan keputusan, pemantauan, dan evaluasinya
PENGAMBILAN KEPUTUSAN
Tata kelola teknologi informasi berurusan dengan pengambilan keputusan dalam lima area pokok, yaitu:
1. Prinsip-prinsip TI (IT Principles)
2. Infrastruktur strategis TI (IT Infrastructure strategies)
3. Arsitektur TI (IT Architecture)
4. Aplikasi-aplikasi bisnis (Business Appplications)
5. Investasi TI (IT Investment & Prioritization)
IT Principles
Prinsip-prinsip pemanfaatan teknologi informasi diungkapkan dalam bentuk pernyataan-pernyataan dari eksekutif puncak (high-level statements) tentang bagaimana teknologi informasi digunakan dalam organisasi. Sekali ditetapkan, pernyataan-pernyataan ini kemudian
diartikulasikan ke segenap komponen organisasi dan menjadi bagian dari proses manajemen korporasi, berfungsi sebagai pengarah (guiding principles) dalam berbagai usaha pemanfaatan teknologi informasi di organisasi tersebut. Pernyataan tentang prinsip-prinsip pemanfaatan teknologi informasi harus mampu menginspirasi seluruh komponen organisasi dan membentuk perilaku yang diinginkan dalam memanfaatkan teknologi informasi.
IT Infrastructure Strategies
Infrastruktur strategis TI didefinisikan sebagai segala layanan teknologi informasi yang bisa digunakan secara berbagi (shared) dan dikoordinasi secara terpusat. Layanan-layanan ini menjadi unsur dasar pembentuk kapabilitas teknologi informasi organisasi yang bersangkutan. Seberapa tinggi kapabilitas teknologi informasi organisasi dapat dilihat dari seberapa jauh organisasi tersebut dapat “menggelar” infrastrukturnya.
Perlu ditekankan bahwa pengertian “infrastruktur” dalam konteks ini tidak terbatas pada sarana fisik seperti perangkat keras atau jaringan komputer semata, tetapi lebih luas menunjuk pada pengertian “layanan” (services). Dengan demikian, selain komponen perangkat keras dan jaringan komputer, yang juga termasuk dalam infrastruktur teknologi informasi adalah sistem-sistem basis data, sistem operasi dan layanan-layanannya, dan aplikasi-aplikasi lain yang terkoordinasi secara terpusat dan dapat digunakan secara bersama-sama dalam lingkungan organisasi tersebut.
IT Architecture
Prinsip-prinsip pemanfaatan teknologi informasi mengisyaratkan kebutuhan akan standarisasi dan integrasi proses-proses di dalam organisasi. Arsitektur teknologi informasi menjelaskan pengorganisasian (secara logika) tentang data dan pengolahannya, aplikasi-aplikasi layanan, dan infrastruktur untuk menjalankan aplikasi-aplikasi tersebut. Pengorganisasian data, aplikasi, dan infrastruktur menjadi wahana bagi standarisasi dan integrasi proses. Setiap unit di organisasi menggunakan referensi yang sama dalam berkomunikasi dan berinteraksi lewat komputer.
Arsitektur teknologi informasi diungkapkan dalam seperangkat aturan/kebijakan, hubungan keterkaitan, dan pilihan-pilihan teknis. Termasuk di dalamnya adalah pengaturan tentang standarisasi data dan proses. Standarisasi data penting untuk memberikan definisi tunggal terhadap data. Standarisasi proses memberikan kejelasan terhadap masukan, cara menjalankan, dan keluarannya.
Business Applications
Identifikasi kebutuhan dan pemilihan aplikasi merupakan keputusan yang penting dalam pemanfaatan teknologi informasi. Aplikasi-aplikasi yang terpilih harus mencerminkan dukungan terhadap strategi organisasi. Pilihan yang tepat dapat memberikan nilai tambah yang luar biasa melalui penguatan-penguatan (reinforcements) terhadap proses-proses yang dijalankan. Sebaliknya pilihan yang keliru tidak hanya menyebabkan pemborosan, tapi sering malah mengaburkan fokus ke pencapaian tujuan dan sasaran.
Pemilihan aplikasi perlu mempertimbangkan keseimbangan antara unsur inovasi dan realitas yang ada. Inovasi berbicara tentang kemampuan mengidentifikasi cara-cara baru yang lebih efektif dan efisien melalui pemanfaatan teknologi informasi. Tujuannya adalah memaksimalkan nilai dan manfaat yang diperoleh dari penggunaan komputer dan aplikasi-aplikasinya. Inovasi pada akhirnya perlu dihadapkan pada kerangka arsitektur teknologi informasi, sumber daya, bahkan kultur/budaya yang ada. Bagaimanapun juga semua itu merepresentasikan realitas dan praktek yang dilakukan oleh pihak-pihak di organisasi. Mengubah dari kondisi yang ada saat ini sering kali memerlukan usaha yang ekstra keras. Solusi yang realistis biasanya melibatkan kompromi dengan melakukan implementasi aplikasi secara bertahap, mengikuti daya dukung yang ada. Solusi yang lebih ekstrim, memaksakan arsitektur yang ada untuk menyesuaikan dengan aplikasi yang baru, dapat ditempuh jika semua pihak sadar aplikasi tersebut memiliki potensi luar biasa untuk memberikan keuntungan strategis bagi organisasi dan sepakat untuk mewujudkannya.
Persoalan lainnya, ternyata tidak mudah membedakan antara aplikasi-aplikasi yang mutlak diperlukan (must have) dengan yang “baik jika ada” (nice to have). Tiap aplikasi selalu menawarkan otomatisasi, kecepatan, fleksibilitas, akurasi, dan berbagai kemudahan lain. Semua aplikasi memang memberikan manfaat dan seakan menjadi penting dan harus diadakan, tetapi tidak semua manfaat ini berada pada area fokus organisasi yang bersangkutan. Pemilihan aplikasi harus didasarkan pada nilai strategisnya dalam mendukung visi dan misi organisasi, serta memperhatikan berbagai kondisi dan batasan yang ada.
IT Investment & Prioritization
Keputusan-keputusan tentang investasi pada umumnya membicarakan tentang berapa banyak dana harus diinvestasikan, diinvestasikan untuk apa, dan bagaimana merekonsiliasikan berbagai kebutuhan. Besarnya belanja teknologi informasi biasanya dikaitkan dengan penilaian tentang tingkat dukungan teknologi informasi terhadap strategi yang dijalankan.
Alokasi investasi teknologi informasi didasarkan pada analisis kebutuhan dalam empat hal:
1. Manajemen strategis (untuk mendapatkan keuntungan kompetitif)
2. Informasional (untuk memberikan informasi)
3. Transaksional (untuk memroses transaksi-transaksi)
4. Infrastruktur (untuk menyediakan layanan-layanan bersama dan membangun integrasi).
Analisis terhadap keempat sasaran manajemen tersebut memungkinkan eksekutif organisasi untuk mengambil kebijakan-kebijakan spesifik yang terukur dalam pengalokasian investasi.